Heb je als ZZP'er een wachtwoordmanager nodig?

Even eerlijk: hoeveel verschillende wachtwoorden gebruik je echt? De meeste ondernemers hebben er een stuk of drie die ze telkens hergebruiken, met hier en daar een hoofdletter erbij om het “sterk” te maken. Begrijpelijk, want je hebt inmiddels tientallen accounts. Maar precies daar zit het risico, en een wachtwoordmanager lost het op zonder dat je iets hoeft te onthouden.

Heb je een wachtwoordmanager nodig?

Ja, vrijwel zeker. Zodra je meer dan een handvol online accounts hebt, en dat heb je als ondernemer allang, is een wachtwoordmanager de simpelste manier om overal een sterk en uniek wachtwoord te gebruiken zonder dat je ze uit je hoofd hoeft te kennen. Het is een van de weinige beveiligingsmaatregelen die je leven makkelijker maakt in plaats van ingewikkelder.

Wat is een wachtwoordmanager?

Een wachtwoordmanager is een beveiligde digitale kluis voor al je inloggegevens. Je onthoudt nog maar één sterk hoofdwachtwoord, en de manager doet de rest: hij verzint voor elk account een uniek, lang wachtwoord, onthoudt het, en vult het automatisch voor je in als je ergens inlogt. Je hoeft dus nooit meer een wachtwoord te bedenken of te typen.

Waarom hergebruik zo gevaarlijk is

Het probleem met één wachtwoord voor alles: zodra één website waar je account hebt gehackt wordt, ligt je wachtwoord op straat. Criminelen proberen die combinatie vervolgens automatisch bij honderden andere diensten, van je mail tot je boekhouding. Één lek, en ze kunnen overal in. Met een uniek wachtwoord per account blijft de schade beperkt tot dat ene account.

Wat het je oplevert

• Overal een sterk, uniek wachtwoord, zonder denkwerk.
• Tijdwinst, want inloggen gaat automatisch.
• Veilig een wachtwoord delen met een medewerker of partner, zonder het te appen.
• Overzicht: je ziet in één oogopslag welke accounts je hebt.

Welke soorten wachtwoordmanagers zijn er?

• Ingebouwd in je browser of besturingssysteem (zoals bij Chrome, Safari of Windows). Handig omdat het al klaarstaat, maar minder flexibel als je op meerdere apparaten en browsers door elkaar werkt, en vaak minder uitgebreid in wat je kunt delen of controleren.
• Losse app van een gespecialiseerde aanbieder. Werkt overal, los van welke browser of telefoon je gebruikt, en biedt meestal meer controle: notities bij een account, veilig delen, waarschuwingen bij een datalek.
• Zakelijke of teamversie. Hiermee kun je als ondernemer wachtwoorden veilig delen met medewerkers, per persoon rechten toekennen en in één keer toegang intrekken als iemand uit dienst gaat. Voor een bedrijf met personeel is dit al snel de praktischere keuze dan losse persoonlijke accounts.

Is een wachtwoordmanager zelf wel veilig?

Een logische zorg: als al je wachtwoorden op één plek staan, is dat dan niet juist extra risicovol als die ene plek gehackt wordt? Bij een betrouwbare, gevestigde aanbieder is het antwoord nee, en dat zit in hoe zero-knowledge encryptie werkt: je gegevens worden al op jouw apparaat versleuteld voordat ze de aanbieder bereiken, met een sleutel die alleen jij kent via je hoofdwachtwoord. Zelfs als de servers van de aanbieder gehackt worden, hebben aanvallers dus alleen onleesbare, versleutelde data in handen.

De zwakke schakel is en blijft je hoofdwachtwoord. Kies er daarom een dat lang en uniek is (een zin van vier losse woorden werkt beter dan een korte combinatie met tekens), gebruik het nergens anders, en zet er sowieso twee-factor-authenticatie op.

Wat als je zelf de toegang kwijtraakt?

Vergeet je je hoofdwachtwoord, of overkomt je iets waardoor een collega of familielid bij je zakelijke accounts moet kunnen? De meeste wachtwoordmanagers bieden hiervoor noodtoegang: je wijst vooraf een vertrouwd contact aan dat, na een wachttijd die jij instelt, toegang krijgt tot je kluis. Voor een zzp’er is dat geen overbodige luxe. Als jij tijdelijk uitvalt, wil je niet dat je bedrijf ook op slot gaat.

Wat kost het, en weegt dat op tegen het risico?

De meeste betrouwbare aanbieders werken met een gratis basisversie voor persoonlijk gebruik en een betaald abonnement voor meer functies of teamgebruik. Vergelijk dat bedrag eens met wat een gehackt zakelijk account je kost aan tijd, reputatie en mogelijk gestolen klantdata, en de afweging valt snel de goede kant op.

Waar je op let bij het kiezen

Kies een gevestigde naam die versleuteling gebruikt waarbij zelfs de aanbieder je gegevens niet kan lezen (zero-knowledge). Let erop dat je hoofdaccount met twee-factor-authenticatie te beveiligen is, en dat delen binnen een team makkelijk gaat als je daar behoefte aan hebt.

Zo begin je

Kies er een, zet er eerst je belangrijkste accounts in (mail, bank, boekhouding), en beveilig je hoofdaccount meteen met twee-factor-authenticatie. De rest vul je vanzelf aan naarmate je ergens inlogt.

Wil je je zakelijke accounts en mail als geheel veilig ingericht hebben, met sterke wachtwoorden en 2FA als standaard, dan is een goed opgezette Microsoft 365-omgeving de logische basis om dat op te bouwen.