Back-up maken van je bedrijfsdata: waar moet je op letten?

Een back-up is zo’n ding dat volledig overbodig voelt, tot het moment dat je laptop uit de auto wordt gejat, ransomware je bestanden gijzelt, of je per ongeluk de verkeerde map leeggooit. Dan is het ineens het belangrijkste dat er is. Het vervelende: op dat moment is het te laat om er nog aan te beginnen. Daarom hier waar je op moet letten, zonder dat het een IT-project wordt.

Waarom een back-up geen luxe is

Voor een klein bedrijf zit de waarde niet in je apparaten maar in je gegevens: je administratie, klantbestanden, offertes, foto’s, contracten. Hardware koop je binnen een dag opnieuw. Vijf jaar administratie die weg is, koop je nergens terug. Eén ransomware-aanval of één kapotte schijf kan je weken kosten, en soms je hele bedrijf.

De 3-2-1-regel

De simpelste vuistregel die profs gebruiken heet de 3-2-1-regel:

• 3 kopieën van je data (het origineel plus twee back-ups).
• 2 verschillende soorten opslag (bijvoorbeeld je computer én een externe schijf of cloud).
• 1 kopie buiten de deur, op een andere locatie of in de cloud.

Die laatste is de belangrijkste die mensen overslaan. Staat je back-up op een externe schijf naast je laptop, dan helpt dat niks bij brand, diefstal of wateroverlast. Eén kopie moet fysiek ergens anders staan.

Wat mensen vergeten mee te nemen

De grootste denkfout: aannemen dat je cloud automatisch je back-up ís. Microsoft 365 en Google Workspace maken geen volledige back-up van jouw data. Ze zorgen dat hún servers draaien, maar wat jij verwijdert, is na de prullenbaktermijn echt weg. Wist iemand per ongeluk een gedeelde map, of versleutelt ransomware je OneDrive, dan synchroniseert die ellende gewoon mee naar de cloud. Een aparte back-up van je cloudomgeving is dus geen dubbelop, maar noodzaak.

Denk verder aan:

• Data die alleen in je boekhoudpakket of CRM staat.
• Je website en de database erachter.
• Mailbestanden en contacten.
• Bestanden op telefoons van jou of je team.

Automatisch verslaat handmatig, altijd

Een back-up die je handmatig moet maken, is een back-up die je gaat vergeten. Niet uit slordigheid, gewoon omdat het er in een drukke week bij inschiet. Elke serieuze oplossing draait daarom automatisch, op de achtergrond, zonder dat je eraan hoeft te denken. Zet het één keer goed op en controleer af en toe of het herstellen ook echt werkt, want een back-up die je nooit hebt getest is eigenlijk een aanname.

Hoe je begint

Begin klein: breng in kaart waar je belangrijkste data staat, kies één plek buiten de deur, en zet één automatische back-up op. Beter een simpele oplossing die dagelijks draait dan een perfecte die je nooit inricht.

Wil je je bestanden, mail en samenwerking veilig en overzichtelijk in de cloud zetten, met back-up meteen goed geregeld, kijk dan eens naar werken in de cloud. Werk je al met Microsoft, dan is een fatsoenlijk ingerichte Microsoft 365-omgeving de logische basis om dat op te bouwen.